Da quando il GDPR è stato introdotto, tutte le aziende che operano con i dati dei cittadini europei devono necessariamente seguire le sue regole. Questo sia per garantire il massimo rispetto della privacy agli utenti e clienti finali, sia per assicurarsi di non incappare in situazioni spiacevoli da un punto di vista legale. L’Unione Europea, infatti, prende molto seriamente questa questione, e sono previste sanzioni anche molto salate per chi non rispetta le normative, talvolta anche di tipo penale. Se prima i dati potevano essere raccolti con una maggiore flessibilità, adesso è fondamentale che l’utente sia sempre informato di come essi vengono trattati, e che dia un esplicito consenso a tale trattazione.
Se anche tu hai un’azienda che opera con i dati degli utenti, questa guida fa al caso tuo. Vediamo quali strategie e quali risorse possono aiutarti a essere sempre sicuro che la tua azienda sia conforme a quanto richiesto dal GDPR.
Chiedi l’aiuto di un esperto
Il modo più semplice e veloce per controllare che la tua azienda rispetti il GDPR è chiedendo l’aiuto di un esperto. Questo perché le norme sul trattamento dei dati possono essere molto numerose e complesse da interpretare, e fare tutto il lavoro in autonomia non è la scelta migliore.
La conoscenza del GDPR ricade solitamente nell’ambito di interesse degli avvocati, che devono essere sempre aggiornati in materia per offrire una consulenza efficace. Se hai bisogno di aiuto, l’avvocato Calcatelli è un esperto in ambito GDPR e risolverà tutti i tuoi dubbi in merito. Egli controllerà che la tua azienda rispetti le normative e, nel caso in cui ci fossero problemi, ti affiancherà nella loro risoluzione. Prevenire è meglio che curare, soprattutto quando si parla di legge!
Software appositi di controllo
Un altro modo per controllare e gestire la conformità al GDPR è utilizzando dei software appositi. Essi sono in grado di mappare e gestire i dati personali che possiedono, automatizzando la DPIA (La valutazione di impatto sulla protezione dei dati), gestendo i consensi degli utenti, mostrando report dettagliati.
La mappatura dei dati è utile per avere sempre sott’occhio i dati trattati dall’azienda, dove sono conservati, come vengono utilizzati e chi vi ha accesso. In questo modo, è facile gestirli e soprattutto recuperarli nel caso in cui gli utenti richiedano la cancellazione degli stessi. Le nuove normative sulla privacy, infatti, permettono agli utenti di revocare in ogni momento il proprio consenso.
A questo proposito, la gestione dei consensi degli utenti è fondamentale. Farlo senza un software ausiliario può essere difficile, se non impossibile, soprattutto nel caso in cui si hanno tanti dati da gestire.
La DPIA è obbligatoria per i trattamenti di dati che possono comportare rischi elevati per i diritti e le libertà delle persone. I software di gestione della privacy supportano la realizzazione di queste valutazioni, documentando tutto e assicurandosi che l’azienda sia conforme alle norme.
Formazione del personale
Il modo migliore per assicurarsi che la privacy dei dati venga sempre rispettata è facendo un’accurata formazione del personale.
I programmi di formazione per i dipendenti dovrebbero includere:
- i principi fondamentali del GDPR: è importante che tutti conoscano le basi come il diritto alla privacy, la minimizzazione dei dati e il diritto all’oblio;
- ruoli specifici: la formazione dovrebbe essere personalizzata sulla base dei ruoli che si vogliono formare. Ad esempio, il DPO (Data Protection Officer) dovrebbe avere una formazione più intensiva e fare spesso corsi di aggiornamento su tutti gli aspetti del GDPR;
- gestione delle violazioni dei dati: dovrebbero essere indicate le procedure da seguire in caso di violazione dei dati, compreso il modo di segnalarlo entro i termini previsti.
Inoltre può essere utile organizzare:
- simulazioni di violazioni di dati: così da permettere ai partecipanti di capire come rispondere efficacemente tramite la pratica;
- sessioni Q&A: affinché i dipendenti possano avere chiarimenti sui propri dubbi;
- seminari e workshop: in cui si parla di GDPR e normative sulla privacy.
La consulenza, inoltre deve essere continua, e devono essere effettuati:
- aggiornamenti normativi: bisogna mantenere aggiornati i dipendenti, soprattutto quelli che ricoprono ruoli legati all’ambito della sicurezza, sulle nuove normative e sulle eventuali modifiche fatte al GDPR;
- valutazioni periodiche: fare una valutazione periodica della situazione per capire cosa migliorare.
Adottare tecnologie di crittografia e sicurezza
Crittografare i dati degli utenti non è imposto dal GDPR, ma costituisce il modo migliore per proteggere i dati, risultando conformi alla normativa. Nel caso in cui i dati vengano rubati, infatti, si rischia di incorrere in gravi sanzioni, e dunque per essere sempre certi di rispettare il GDPR è bene utilizzare questo strumento.
La crittografia può essere principalmente di due tipi:
- in transito: utilizza protocolli sicuri per garantire che i dati trasmessi attraverso reti non sicure siano protetti contro le intercettazioni;
- a riposo: assicura che i dati archiviati su dispositivi fisici o su cloud siano criptati, proteggendoli da accessi non autorizzati in caso di perdita fisica del dispositivo o breccia di sicurezza.
Per mettere i dati ancora più al sicuro, è possibile ricorrere ad anonimizzazione e pseudonimizzazione:
- anonimizzazione: rimuove definitivamente l’identificabilità dei dati, rendendo impossibile associare i dati ad un individuo specifico anche con informazioni aggiuntive. Una volta anonimizzati, i dati non sono più considerati personali secondo il GDPR, eliminando la necessità di conformarsi al regolamento per quel set di dati;
- pseudonimizzazione: differisce dall’anonimizzazione perché il processo non elimina completamente la possibilità di ricondurre i dati a un individuo. Questo è realizzato sostituendo le informazioni identificative con uno pseudonimo. Sebbene non sia robusto quanto l’anonimizzazione, la pseudonimizzazione riduce i rischi per i soggetti dei dati e aiuta a mantenere la conformità.
La conformità al GDPR richiede un impegno costante e l’adozione di diverse strategie e tecnologie. Utilizzando le giuste risorse, le aziende non solo possono evitare sanzioni significative, ma possono anche rafforzare la fiducia dei loro clienti garantendo una gestione sicura e responsabile dei dati personali. Investire in queste soluzioni non è solo una necessità legale, ma una pratica aziendale saggia che protegge sia gli utenti che l’organizzazione stessa.